Офис-менеджер( WEST OIL&GAS SYSTEMS )

Компания "WEST OIL&GAS SYSTEMS"

Обязанности:

• обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим);
• организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
• обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.);
• выполняет функции секретаря, помощника руководителя, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений;
• осуществляет работу по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм), соблюдая культуру речи;
• разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;
• организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет их наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры);
• определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы;
• организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;
• обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;
• организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.);
• осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;
• при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• организует: встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
• организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи);
• ведет делопроизводство (оформление, регистрация, прохождение, хранение и извлечение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса;
• организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов;
• осуществляет прием и отправку почтовой корреспонденции;
• ведет ежедневный обзор электронной почты.

Требования:

• основы трудового законодательства;
• основы законодательства о языках;
• инструкции и правила ведения делопроизводства;
• правила внутреннего распорядка;
• минимальное знание по офисному программному обеспечению (категория пользователя);
• методы оформления и обработки документов;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• этику делового общения;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.