Референт-офис менеджер

Компания "ТМК-Казтрубпром"

Обязанности:

• Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности руководителя.
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителю корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения для исполнения.
• Организовать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать телефонограммы.
• Организовать проведение совещаний руководителей в режиме видеоконференции.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протокола заседаний и совещаний.
• Организовывать командировки руководителей структурных подразделений и работников: оформление командировочных документов (бронирование гостиниц, приобретение авиа и ЖД билетов, организация трансфера).
• Принимать и формировать письма в Системе электронного документооборота.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
• Вести контроль за формированием и оформлением номенклатуры дел в подразделениях предприятия в соответствии утвержденными требованиями Правил документирования.

Требования:

• владение русским, казахским, английским языками;
• высокая организация, презентабельный вид;
• знание делопроизводства и правила приема гостей;
• минимально требуемый уровень образования – высшее или среднее профессиональное.

Условия:

• 5/2 с 08.00ч до17.00ч
• социальный пакет