Офис-менеджер( Вест Контроль Сервис )

Компания "Вест Контроль Сервис"

Обязанности:

• Определять порядок работы с документами в компании, разрабатывать сводную номенклатуру дел.
• Организовывать и обеспечивать документационное и организационно-техническое обслуживание работы компании.
• Организовывать по поручению руководства компании подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск.
• Принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимать документы и личные заявления на подпись директора компании.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
• По поручению составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
• Обеспечивать рабочие места офиса необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
• Выполнять работу по оформление авиа перелетов